Digitaalisuus ei aina edellytä monimutkaisia tietojärjestelmiä

”Suurin haaste kiinteistöjen kunnossapidossa ei ole työn laatu vaan tiedottaminen ja vasteajat”, sanoo Aro Systemsin LVIS-huoltopalveluista vastaava liiketoimintajohtaja Jari Hagström painokkaasti.

”Tätä olemme Aro Systemsissä viime aikoina pyrkineet kehittämään. Kun kahvilatyöntekijä ilmoittaa ilmastointiongelmasta, hänelle kerrotaan, että ilmoitus on vastaanotettu ja koska asia korjataan”, Hagström havainnollistaa. Jos tarvitaan varaosia, ilmoituksen tekijä pidetään ajan tasalla myös tästä.

Uutta näkökulmaa Aron lähestymistavassa on myös tilan käyttäjän huomioiminen. Useinhan kunnossapito ja kiinteistöhuolto keskustelevat tilan omistajan tai vuokralaisen kanssa eikä niinkään tiloissa työskentelevien. Miellyttävä työympäristö, jossa työntekijöiden toiveet otetaan huomioon, sataa kuitenkin aina lopulta omistajan laariin.

Tilojen käyttäjän tyytyväisyyttä myös mitataan, jotta palvelua voidaan parantaa ja muokata asiakkaan tarpeisiin.

– Arollakin on yli 20 000 työtehtävää vuodessa, joten ei pidä luulla tietävänsä, mitä asiakas haluaa.

Whats App palvelee ilman käyttökoulutusta

Asiakkaan mielipiteen kuunteleminen tai tiedottaminen eivät välttämättä edellytä mittavia tietotekniikkainvestointeja. Aro Systemsillä digitaalisuus hoituu pitkälle kaikkien taskussa olevalla älypuhelimella. Toki asiakaspalvelulla ja koko konsernilla on käytössään järjestelmä, josta näkee töiden etenemisen asentajien aikataulut. Näin asiakkaan ilmoittaessa huoltotarpeesta hänelle voidaan heti kertoa, koska kohteen parhaiten tunteva asentaja on vapaana.

Isompien hankkeiden, kuten Helsingin Musiikkitalon ulkoseinään rakennetun valotaulun, työohjeet ja suunnitelmat ovat pilvessä. Näin työmaalla työskentelevillä on käytössään viimeisin eikä toiseksi viimeisen työohje.

Yksinkertaisimmillaan digitaalisuus on sitä, että asentaja ottaa kohteesta valokuvan ja lähettää sen osoitteen kera toimistolle Whats App -sovelluksella. Digitaalisuus nopeuttaa prosesseja ja vähentää virheitä.

Digitaalisuus on johtamista

”Digitaalisuus on pitkälti johtamista eli sitä, että saadaan kaikki käyttämään olemassa olevia järjestelmiä. Siksi järjestelmät eivät saa olla monimutkaisia”, Hagström korostaa. Nuorilla on jo melko hyvät it-taidot, mutta myös vuoden kuluttua eläkkeelle siirtyvät pitää saada mukaan.

Johtamista on sekin, että koko henkilöstö saadaan ideoimaan työnsä kehittämistä. Viisaus ei asu konttorilla, vaan monesti asentaja tietää parhaiten, miten toimintaa voi sujuvoittaa. Asentajat voivat vaikuttaa, missä järjestyksessä työnsä hoitavat.

Hagströmin mukaan talotekniikka-alalla on vielä paljon tekemistä tietotekniikan hyödyntäjänä.

”Esimerkiksi vuosihuollot voisi tehdä todellisen tarpeen eikä kalenterin mukaan, jos seurantaan olisi paremmat järjestelmät. Merkittävä hidaste löytyy alan pitkistä ketjuista ja siihen liittyen järjestelmien pirstaleisuudesta. Edistykselliselle toimijalle on tarjolla kilpailuetua.”

 

Aro Systems Oy on suomalainen perheyritys, joka tarjoaa sähköurakointi-, lvi-urakointi ja talotekniikkahuoltoa. Yhtiö työllistää noin 250 alan ammattilaista ja sen liikevaihdon arvioidaan vuonna 2017 olevan noin 45 miljoonaa euroa.