HR-toiminnoissa täytyy vuosittain toteuttaa lukuisia selvityksiä ja raportteja. Osa näistä on lain vaatimia, osa puolestaan vuosittaista käytännön työtä. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, joten näin loppuvuodesta on hyvä hetki aikatauluttaa kyseiset toimenpiteet. Keskeiset tehtävät on syytä merkitä kalenteriin ja varata tehtävien toteuttamiseen riittävästi aikaa.
Tässä artikkelissa on kätevä muistilista asiakirjoista, joiden ajantasaisuus kannattaa tarkistaa joka vuosi. Toteuttamisajat saattavat vaihdella yrityksittäin, mutta järkevää on luoda käytäntö, jota vuosittain on selkeä seurata ja toteuttaa.
- Työsuojelun toimintaohjelma on pakollinen asiakirja, joka jokaiselta työpaikalta pitää löytyä. Se tulee säännöllisesti käydä läpi ja varmistaa sisällön ajantasaisuus. (Työturvallisuuslain 9 §)
- Työterveyshuollon toimintasuunnitelma ja siihen sisältyvä mahdollinen päihdeohjelma sekä vuosittainen henkilöstön työterveyskysely voivat olla osa työsuojelun toimintaohjelmaa. (Työterveyshuoltolain 11 §)
- Työyhteisön kehittämissuunnitelma laaditaan yhteistoimintalain soveltamisalaan kuuluvissa yrityksissä osana yhteistoimintalain mukaista vuoropuhelua. Suunnitelman pohjana voi käyttää vanhan yhteistoimintalain mukaista henkilöstön kehittämis- ja koulutussuunnitelmaa. (Yhteistoimintalain 2 luvun 9 §)
- Tasa-arvo- ja yhdenvertaisuusuunnitelma ovat pakollisia asiakirjoja vähintään 30 työntekijää työllistävässä yrityksessä. Ne voidaan toteuttaa osana työyhteisön kehittämissuunnitelmaa ja ne tulee päivittää vähintään joka toinen vuosi. (Tasa-arvolain 6 a § ja yhdenvertaisuuslain 2 luvun 7 §)
- Työsuhde-etuudet kannattaa käydä vuosittain läpi ja tehdä niiden jatkamisesta tai muuttamisesta päätös yhtiön hallinnossa. Vuosittain vahvistettujen työsuhde-etuuksien sisältö kerrotaan myös henkilöstölle. Näin varmistetaan, etteivät käytännöt vakiinnu työsuhteen ehdoiksi, vaan niitä pystytään tarvittaessa muuttamaan.
- Työehtosopimuksessa sovitut luottamusmiesten tiedonsaantioikeudet ja niiden määräajat on syytä myös tarkistaa ja merkitä kalenteriin.
- Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely ovat asioita, joihin huomiota on kiinnitettävä ympäri vuoden. Yritys saa käsitellä työntekijästä vain sellaisia tietoja, jotka työsuhteen kannalta ovat tarpeellisia. Suositeltava käytäntö on varata vuoden varrelle tarkistuspisteitä, jolloin vanhentuneiden tai tarpeettomien tietojen siivoaminen muuttuu totutuksi rutiiniksi.
- Ohje väkivalta- ja sen uhkatilanteita varten tarvitaan, jos työhön liittyy työturvallisuuslain 27 §:ssä tarkoitettu ilmeinen väkivallan uhka. (Työturvallisuuslain 27 §)
- Kannattaa luoda järjestelmä tai käytäntö, joka hyvissä ajoin muistuttaa työntekijän koeajan päättymispäivästä, esimerkiksi kaksi viikkoa aikaisemmin. (Työsopimuslain 1 luvun 4 §)
Lisätietoja HR- ja työehtosopimuskysymyksissä saat Paltasta omalta asiantuntijaltasi.
