Kun rokotekattavuus paranee, pääsemme hiljalleen kohti uutta normaalia. Useat työnantajat ovat uuden edessä miettiessään tulevaisuuden työnteon muotoja ja sitä, millaisiin etätyökäytänteisiin tai mahdolliseen hybridimalliin jatkossa kullakin työpaikalla päädytään.
Osa työntekijöistä on ollut kovilla koronan aiheuttaman etätyön aikana. Mielenterveyteen liittyvät sairauspoissaolot ovat useilla työpaikoilla nousseet ja yksinäisyys on lisääntynyt erityisesti yksin asuvilla, joille työpaikan yhteisöllisyys on ollut merkittävä osa sosiaalista elämää. Vaikka etätyössäkin yhteisöllisyyttä on pyritty tukemaan lukuisin yritysten sisäisin etäpalaverein ja muin toimin, niin lienee selvää, etteivät ne korvaa työpaikan käytäväkeskusteluja ja työyhteisön tuomaa tukea.
Toisaalta negatiivisten puolten vastapainoksi osa työntekijöistä on saanut korona-ajan tuomasta etätyöstä lisää energiaa esimerkiksi lisääntyneen vapaa-ajan myötä. Kun työmatkoista saattaa säästyä parhaimmillaan muutama tunti päivässä, on arkeen ehtinyt muodostua uusia erilaisia käytänteitä, joista luopuminen saattaa olla kova paikka monelle työntekijälle. Yhdelle lisääntynyt vapaa-aika on tarkoittanut esimerkiksi lisääntynyttä aikaa liikunnan parissa, toiselle enemmän aikaa perheen kanssa ja kolmannelle jotain muuta.
Etänä, läsnä, hybridinä
Jos nämä seikat ovat lisänneet työntekijöiden hyvinvointia ja sitä kautta myös parantaneet heidän työpanostaan työnantajan hyväksi, työnantajan intressissä on pitää huolta jatkossakin näiden työntekijöiden työhyvinvoinnista ja siihen liittyvistä seikoista.
Vaikuttaisi siis siltä, että korona on osittain jakanut työntekijöitä kahteen leiriin sen osalta, onko etätyö nähty positiivisena vai kielteisenä asiana. Moni sijoittuu myös näiden ääripäiden välimaastoon. Usea työnantaja onkin koronan väistyttyä uusien haasteiden edessä pohtiessaan miten yhteensovittaa erilaisia intressejä.
Pohdittavaksi tulee ainakin, miten varmistaa yrityksen toiminnan sujuvuus ja taata etätyön kielteisenä kokemuksena nähneille heidän kaipaamansa yhteisöllisyys ja muut lähityön tuomat edut. Toisaalta aivan yhtä tärkeä seikka on huomioida niiden työntekijöiden hyvinvointi, joille etätyö on toimiva työnteon malli ja jotka toivovat jatkossakin tekevänsä pääosan työajastaan etänä.
Etätyöhön ja mahdollisiin erilaisiin hybridimalleihin liittyvä keskustelu on meneillään jo nyt monella työpaikalla. Jotta lopputulos olisi kaikille paras mahdollinen, on tärkeää, että myös henkilöstö otetaan mukaan tähän keskusteluun.
Hybridimallista uusi normaali?
On mahdollista, että työtä tehdään täysin etätyöpisteestä tai täysin työsopimuksen mukaisesta työntekopaikasta. On myös tavallista, että työn tekemisen malli on jossain näiden kahden vaihtoehdon välissä. Etätyöpaikkojakin voi olla monia. Työ voidaan tehdä työntekijän kotona, mutta myös muussa sovitussa etätyöpisteessä kuten kirjastossa, kahvilassa, kesämökillä.
Työnantaja viime kädessä määrittelee työntekopaikan, mutta työntekijä voi mahdollistaa ratkaisun tekemisen myös työntekijälle. Myös aloite etätyöhön voi tapahtua sekä työnantajan että työntekijän taholta. Etätyöhön ei myöskään tarvitse kummankaan osapuolten suostua.
Yksi haaste on, että etätyötä koskien ei ole varsinaisesti omaa lainsäädäntöä. Tästä syystä etätyöhön sovelletaan työsuhteeseen muutoinkin soveltuvaa lainsäädäntöä. Myös työehtosopimukset voivat sisältää etätyöhön liittyviä määräyksiä.
Selkeät ohjeet ja käytännöt etätyöhön
Suosittelemme etätyöstä sopimista yritystasoisin ohjein. Yrityksessä laadittu ja jalkautettu selkeä ohjeistus helpottaa käytännön tilanteissa, kunhan asioista on sovittu tarpeeksi yksityiskohtaisella tasolla. Mikäli etätyötä teetetään toistaiseksi tai pitkäkestoisesti, tai työtä teetetään ulkomailla, on asiasta syytä sopia vielä työntekijän kanssa tehtävällä erillisellä etätyösopimuksella. Tällä tavoin vältetään suurempia ongelmia, jotka voivat liittyä esimerkiksi etätyön aikaisiin vakuutuksiin, verotuksellisiin seikkoihin tai sosiaaliturvaan.
Etätyön ohjeistus on syytä myös käydä YT-lain mukaisessa menettelyssä, koska tällä tavoin varmistetaan etätyön sujuvuus. On tärkeää, että ohjeet laaditaan yhteisymmärryksessä henkilöstön kanssa ja ne siten tulevat laajalti myös henkilöstön tietoon. Tämä hälventää mahdollisia epäselvyyksiä aiheeseen liittyen.
Erilaisten työskentelytapojen osalta on tärkeää huomioida työntekijöiden tasapuolinen kohtelu. Olennaista tasapuolisuuden kannalta on työtehtävien sisältö ja työn luonne. Työnantajan tulee myös perustella, jos vaikkapa tehtävistä johtuvista syistä etätyö ei ole mahdollista.
Työturvallisuus korostuu etä- ja hybridityössä
Työnantajan on hyvä tiedostaa oikeudet ja velvollisuudet etätyöhön liittyen. Käytännössä nämä noudattavat hyvin pitkälle samoja periaatteita kuin lähityössäkin. Työnantaja voi aina direktio-oikeutensa nojalla velvoittaa työntekijän saapumaan työpaikalle. Yhtä lailla on hyvä huomioida se, että työn tekeminen etätyönä ei velvoita työnantajaa maksamaan matkakustannusten korvauksia. Myös kurinpidolliset toimenpiteet toimivat kuten lähityössäkin. Olennaista tässäkin on se, että ohjeet etätyöstä ovat tarpeeksi selkeät ja yksityiskohtaiset, jotta vältytään tulkintahaasteilta.
Työturvallisuus korostuu etä- ja hybridityössä. Tästä syystä on yhtiön sisäisellä ohjeistuksella myös tärkeä rooli. Henkinen työsuojelu korostuu, koska yhteydenpito on erilaista kuin lähityössä eikä fyysisiä kohtaamisia ole samalla tavoin kuin lähityössä. Lisäksi riski työn tekemiselle sairaana kasvaa. Tätä varten on hyvä luoda yritykseen hyvät käytännöt ja yhteydenotto- ja ilmoitusmenettelyt sairaustapauksissa. Myös ergonomia ja sen tärkeys korostuvat etätyössä.
Korona-aikana jotkut työntekijät ovat vaihtaneet asuinpaikkakuntaansa. Työnantajien on hyvä tiedostaa, että muutos työntekijän asumisjärjestelyissä ei vaikuta työntekijän työsopimuksen mukaisiin velvollisuuksiin ja paikkakuntavaihdoksesta riippumatta työntekijä voidaan aina velvoittaa tulemaan työpaikalle – toki huomioiden yhtiön ohjeistus ja mahdollinen työntekijäkohtainen etätyösopimus.
Etätyön Q&A: 12 keskeistä kysymystä ja vastausta etätyöstä
Olemme koostaneet yritysten arjen tukemiseen yritysten yleisimmät kysymykset etätyöhön liittyen sekä niihin vastaukset.
Tutustu kysymyksiin ja vastauksiin >>.Artikkeli on Paltan asiantuntijoiden Terhi Salonpään ja Kaisa Lakovaaran yhteiskirjoitus.
