Rekrytointikirjeiden käyttäminen työn tarjoamisvelvollisuuden täyttämiseksi – laillista vai ei?

Työnantajan on syytä kiinnittää huomiota, millä tavalla irtisanotulle työntekijälle tarjotaan uutta työtä yrityksestä. Asiantuntijamme Elisa Lindholm taustoittaa aihetta tuoreen korkeimman oikeuden ratkaisun näkökulmasta sekä listaa keskeiset perusteet, joilla työn tarjoamisvelvollisuus tulee huomioitua lain edellyttämällä tavalla.

Tuoreessa ratkaisussaan 2022:33 korkein oikeus totesi, ettei työnantaja ollut täyttänyt työsopimuslain 7 luvun 4 §:n mukaista työn tarjoamisvelvollisuuttaan lähettämällä irtisanotulle työntekijälle rekrytointikirjeitä. Korkein oikeus tuomitsi työnantajan korvaamaan irtisanotulle työntekijälle 12 kuukauden palkkaa vastaavan summan. Alemmat oikeusasteet olivat päättäneet toisin ja hylänneet työntekijän kanteen.

Tapauksessa työnantaja oli lähettänyt noin 70:lle irtisanotulle työntekijälle irtisanomisaikana massapostituksena sekä kirjeitse että sähköpostilla viikoittain 15–20 sivuisen kirjeen, johon oli listattu kaikki yhtiössä avoinna olevat työpaikat. Työntekijää oli pyydetty ilmoittamaan, mistä avoimista paikoista hän olisi kiinnostunut, ja palauttamaan täytettynä osaamiskartoituslomake, jotta työnantaja voisi kohdentaa tarjottavat työpaikat paremmin. Työntekijä ei ollut ilmoittanut kiinnostuksestaan rekrytointikirjeissä mainittuihin tehtäviin eikä palauttanut osaamiskartoituslomaketta. Sen sijaan hän oli toimittanut avoimen työhakemuksen työnantajalleen.

Korkein oikeus totesi, että yllä kuvattu menettely perustui työntekijän omaan aktiivisuuteen eikä siten täyttänyt työsopimuslain 7 luvun 4 §:n mukaista vaatimusta työn yksilöidystä ja henkilökohtaisesta tarjoamisesta. Korkein oikeus muistutti, että työnantajan on lojaliteettivelvollisuutensa perusteella huolehdittava työsuhteen jatkumisesta ja oma-aloitteisesti selvitettävä työntekijälle tarjottavissa olevat työt, ja että niitä tulee tarjota työntekijälle nimenomaisesti irtisanomisen vaihtoehtona ja selvin ehdoin. Myöskin työntekijän ikä ja mahdollisuudet työllistyä uudelleen muualle voivat korkeimman oikeuden mukaan korostaa työnantajan velvollisuutta selvittää uudelleensijoittamista.

Mitä yritysten tulee ottaa huomioon tarjotessaan työtä irtisanotulle?

Korkeimman oikeuden ratkaisu herättää ymmärrettävästi huolta etenkin suuremmissa yrityksissä, joissa rekrytointikirjeiden lähettäminen irtisanotuille on vallitseva käytäntö. Rekrytointikirjeiden lähettäminen ei edelleenkään sinänsä ole lainvastainen menettelytapa, mutta työnantajan on syytä ottaa sen käytössä huomioon tiettyjä asioita.

1. Työtä on tarjottava nimenomaisesti
   Rekrytointikirjeestä on käytävä ilmi, että siinä mainittuja avoimia työpaikkoja tarjotaan työntekijälle irtisanomisen vaihtoehtona. Työntekijän pitää myös voida mieltää rekrytointikirje työtarjoukseksi. Työtehtäviä/-tehtävää ei siten voi tarjota ainoastaan työntekijän haettavaksi. Työntekijältä voidaan kuitenkin odottaa vastausta siihen, mistä työtehtävistä hän on kirjeen perusteella kiinnostunut. Kiinnostuksen ilmaisemiselle on hyvä asettaa määräpäivä, johon mennessä ilmoittaneet työntekijät otetaan huomioon avointa paikkaa täytettäessä.
   
   Pedantti työnantaja soittaa työntekijälle tiedustellakseen, onko työntekijä saanut ja lukenut kirjeen, ja olisiko jokin avoimista työpaikoista kiinnostava. Jos useampi soveltuva työntekijä ilmoittaa kiinnostuksensa samaa tarjottua paikkaa kohtaan, valitaan työntekijä irtisanomisjärjestystä käänteisesti soveltaen.

2. Työtä on tarjottava henkilökohtaisesti
   Pelkän yleisluontoisen rekrytointikirjeen lähettäminen ei riitä missään tilanteessa, vaan avoinna olevaa työpaikkaa on tarjottava henkilökohtaisesti. Myöskään massasähköpostit eivät täytä vaatimusta työn henkilökohtaisesta tarjoamisesta.
   
   Korkeimman oikeuden ratkaisussa 2022:33 työnantajan pääasiallinen virhe oli siinä, että kirjettä ei ollut personoitu juuri kyseisen työntekijän taustoihin sopivaksi. Työnantajan olisi tullut selvittää työntekijän koulutusta, ammattitaitoa ja kokemusta vastaavat työtehtävät ja rajoittaa kirjeessä tarjottavat työtehtävät tämän mukaisesti.
   
   Jos työnantajalla ei ole kattavaa tietoa työntekijän koulutuksesta, ammattitaidosta ja kokemuksesta, on nämä seikat hyvä selvittää viimeistään irtisanomisen yhteydessä. Vastaava kartoitus saatetaan tehdä jo yhteistoimintaneuvottelujen aikana, jos yhtiössä ilmenee neuvottelujen aikana uudelleensijoitusmahdollisuuksia. Rekrytointikirjeiden avulla on edelleen mahdollista tarjota useampaa avoinna olevaa työtehtävää kerralla useammalle irtisanotulle työntekijälle, kunhan tarjottavat työtehtävät valikoidaan vastaanottajan osaamisprofiilin mukaisesti.

3. Työnantajan on oltava itse aktiivinen työn tarjoamisessa
   Korkein oikeus totesi, että täyttääkseen työn tarjoamisvelvollisuuden työnantajan on oma-aloitteisesti selvitettävä kullekin työntekijälle tarjottavissa olevat työt lojaliteettivelvollisuutensa perusteella. Koska työnantajalta edellytetään aktiivisuutta työn tarjoamisessa, työntekijän passiivisuus (tässä tapauksessa työntekijältä edellytetyn osaamiskartoituslomakkeen täyttämättä jättäminen) ei vapauta työnantajaa velvollisuuden täyttämisestä. On myös huomioitava, että työntekijän aikaisempi kieltäytyminen tarjotusta tehtävästä ei vapauta työnantajaa työn tarjoamisvelvollisuudesta jatkossa.
   
   Rekrytointikirjeen lähettämisen lisäksi työnantajan on hyvä käydä mahdollisuuksien mukaan keskustelu työntekijän kanssa avoinna olevista työtehtävistä ja niiden ehdoista. Tällä varmistetaan myös työn tarjoamisen henkilökohtaisuus etenkin silloin, jos yrityksessä on tapana sisällyttää rekrytointikirjeeseen myös runsaasti alemman position tehtäviä. Työntekijälle on myös oltava selvää, miten hänen on toimittava ottaakseen tarjotun työtehtävän vastaan.

4. Työtä on tarjottava selvin ehdoin
   Korkein oikeus ei ollut ratkaisussaan puuttunut siihen, millä tarkkuudella rekrytointikirjeissä olisi kuvattava kunkin avoimen työpaikan ehtoja. Tiettyä osviittaa vaatimuksesta tarjota työtä selvin ehdoin saa Helsingin hovioikeuden tapauksesta 31.12.2009 S 09/123. Hovioikeus oli kyseisessä ratkaisussa arvioinut riittäviksi tiedoiksi tarjottavista työpaikoista tehtävänimikkeen, sijainnin sekä tarkemmat tiedot tehtävästä, sen edellytyksistä ja odotuksista työntekijää kohtaan. Lisäksi rerytointikirje oli sisältänyt yhteydenottotavat lisätietojen saamiseksi.
   
   
5. Rekrytointikirjeen käyttäminen on oltava perusteltua irtisanottujen määrään nähden
   Korkein oikeus on ratkaisussaan todennut, että suuressa valtakunnallisessa yrityksessä voidaan lähtökohtaisesti pitää perusteltuna turvautua työn tarjoamisvelvollisuuden täyttämiseksi rekrytointikirjeisiin, sähköposteihin tai tietojärjestelmään, kunhan järjestely ei perustu yksinomaan työntekijän aktiivisuudelle. Sitä, milloin irtisanottujen työntekijöiden määrä on niin suuri, että työnantaja voi perustellusti käyttää rekrytointikirjettä työn tarjoamisvelvollisuutensa täyttämiseen, arvioidaan tapauskohtaisesti. Tämä kysymys jää siten työnantajan harkinnan varaan.
   
   Työtuomioistuin on ratkaisussaan 2013-106 linjannut, että työntekijämäärältään suuressa, tuhansia työntekijöitä työllistävässä, valtakunnallisessa yrityksessä oli perusteltua turvautua rekrytointikirjeiden käyttöön. Sen sijaan Helsingin hovioikeus on ratkaisussaan 19.11.2020 S 19/1698 todennut, että kun irtisanomisiin johtaneiden yhteistoimintaneuvottelujen jälkeen yhtiössä oli työtä vailla yhteensä enintään 25 henkilöä, irtisanottujen määrä oli sen verran vähäinen, ettei rekrytointikirjeiden käyttäminen ollut perusteltua.

Yhteenveto

Kirje on edelleen toimiva tapa toteuttaa työntarjoamisvelvollisuus silloin, kun irtisanottujen työntekijöiden määrä on suuri. Rekrytointikirjeen käyttämisessä on kuitenkin huomioitava erityisesti työnantajan velvollisuus työn tarjoamisen aktiivisena osapuolena. Lisäksi kirjeen sisältöön ja kohdentamiseen on syytä kiinnittää huomiota. On myös muistettava, että riitatilanteessa työnantajalla on näyttötaakka työn tarjoamisvelvollisuutensa täyttämisestä ja esimerkiksi siitä, että rekrytointikirje on tavoittanut työntekijän.