Pohjoismaiden suurin talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon palveluita sekä teknologiaratkaisuja tarjoavan Azetsin koko Suomen henkilöstö työskentelee toistaiseksi etätöissä. Työmatkustus on ymmärrettävästi tauolla niin kotimaassa kuin ulkomailla, ja kaikki palaverit hoidetaan virtuaalisesti. Virtuaalisesti hoidetaan myös rekrytointihaastattelut ja aloittavien työntekijöiden perehdytys.

Vaikka etätyö on ollut pienemmässä mittakaavassa Azetsilla tavanomainen työskentelytapa jo pitkään, on pitkittynyt etätyökausi tuonut mukanaan myös uudenlaisia haasteita.

– Olemme antaneet suosituksia mm. ergonomiaan, taukoihin, tietosuojaan liittyen sekä epävirallisempaan yhteydenpitoon ja kollegoista huolehtimiseen hajautetun työskentelyn aikana, Azetsin toimitusjohtaja Ulla Nikkanen toteaa. Tilanteen pitkittyessä eri tilanteissa olevien työntekijöiden henkisestä hyvinvoinnista ja jaksamisesta on tärkeää huolehtia.

Azetsilla on jo aiemmin tunnistettu henkilöstön uudenlaiset odotukset työnteolle. Kaikki 700 työntekijäämme eivät ole aiemminkaan halunneet tai voineet tehdä töitä päivittäin samalla kaavalla kahdeksasta neljään.

– Meillä on aina ollut käytössä liukuva työaika, mutta toistaiseksi olemme luopuneet myös siihen liittyvästä kiinteän työajan määritelmästä. Halutessaan henkilöstö voi sijoitella työaikansa vapaasti, jotta esimerkiksi kotona olevien lasten hoitaminen ja koululaisten ohjaaminen on sujuvampaa. Käytännöistä on toki sovittava tiimien kesken laadukkaan asiakaspalvelun turvaamiseksi, Nikkanen kertoo.

Azetsin liiketoiminnat ovat itse luoneet omat käytäntönsä liittyen tiimien kapasiteettitilanteen ja töiden etenemisen seurantaan sekä päivittäiseen ongelmanratkaisuun etäyhteyksin.

Azetsissa on kiinnitetty paljon huomiota viestintään niin esimiesten kuin organisaation normaalien viestintäkanavien kautta ja varmistettu, että uudet toimintatavat ovat kaikkien tiedossa.

Azetsissa on kiinnitetty paljon huomiota viestintään niin esimiesten kuin organisaation normaalien viestintäkanavien kautta ja varmistettu, että uudet toimintatavat ovat kaikkien tiedossa. Toimitusjohtaja Nikkanen vetää itse henkilöstölle säännöllisesti pidettäviä virtuaalikahveja.

– Tällaisessa poikkeustilanteessa viestintää tuskin voi olla liikaa. Olemmekin saaneet kiitosta henkilöstöltämme viestinnän monipuolisuudesta ja säännöllisyydestä.

Tällä hetkellä Azetsissa valmistellaan askelmerkkejä turvalliseen toimistolle paluuseen. Vielä ei ole tiedossa, koska toimistolle palataan, mutta Nikkanen pitää tärkeänä, että turvallista toimistolle paluuta suunnitellaan aktiivisesti ja avoimesti.

– Pohdittavana on paljon käytännön asioita työpisteiden turvaväleistä ja toimiston henkilömäärästä aina siivoukseen ja työmatkaliikenteeseen saakka.

Vaikka moni kaipaa kollegoiden kohtaamista kasvokkain, Azetsissa uumoillaan digiloikan olevan tietyiltä osin pysyvä.

– Oletuksemme on, että etätyötä tehdään jatkossa aiempaa enemmän senkin jälkeen, kun toimistolle joskus palataan. Henkilöstömme on kiinteästi mukana toimintamalliemme kehittämisessä entistäkin paremmiksi, Ulla Nikkanen sanoo.