Etätyön Q&A: 12 keskeistä kysymystä ja vastausta etätyöstä

Q1: Mitä on etätyö ja miten sitä säännellään?

A:  Etätyö tarkoittaa, että työtä tehdään normaalin työntekopaikan sijasta esimerkiksi työntekijän kotona tai muussa sovitussa etätyöpisteessä. Työnantajan on mahdollista määritellä, missä etätyötä voidaan tehdä. Vaihtoehtoisesti työnantaja voi jättää tämän vapaasti työntekijän harkintaan, eikä tällöin asiasta tarvitse ottaa etätyöohjeeseen/etätyösopimukseen mainintaa. Etätyötä voidaan tehdä joko työnantajan tai työntekijän aloitteesta, mutta kummallakaan osapuolella ei ole velvollisuutta suostua etätyöhön. Etätyö ei pääsääntöisesti muuta työsuhteeseen liittyviä työnantajan ja työntekijän oikeuksia ja velvollisuuksia ja siten esimerkiksi työnjohto-oikeus säilyy työnantajalla kuten lähityössäkin. Etätyöstä ei ole erillistä lainsäädäntöä ja tästä syystä etätyöhön sovelletaan työsuhteeseen muutoinkin soveltuvaa työlainsäädäntöä, kuten esim. työsopimuslakia, työaikalakia ja työturvallisuuslakia. Työehtosopimusten mahdolliset määräykset etätyöstä tulee kuitenkin huomioida.  

Q2: Pitääkö etätyöstä tehdä sopimus?

A: Etätyön ja etätyön periaatteista on hyvä olla olemassa yrityksen sisällä yleinen kirjallinen ohjeistus, joka on kaikkien saatavilla ja tiedossa. Ohjeistuksessa on syytä määritellä, tuleeko etätyöstä tehdä sopimus vielä erikseen. Mikäli yleisen ohjeistuksen lisäksi ei ole tarpeellista tehdä erillistä etätyösopimusta yksittäisen työntekijän kanssa, yleisessä ohjeistuksessa tulee määritellä, mm. miten etätyön tekemisestä ilmoitetaan työnantajalle ja onko työnantajalla mahdollisuus evätä etätyöpäivä.

Erillinen kirjallinen etätyösopimus on syytä tehdä ainakin silloin, kun etätyötä teetetään toistaiseksi ja pitkäkestoisesti tai työ tehdään esimerkiksi ulkomailla.

Etätyöohjeistus on syytä käydä läpi yhteistoimintalain 6 luvun mukaisessa menettelyssä. Lisäksi etätyöskentely on syytä huomioida yhteistoimintalain mukaisessa henkilöstö- ja koulutussuunnitelmassa.

Q3: Onko työntekijällä subjektiivinen oikeus tai velvollisuus etätyön tekemiseen?

A: Työntekijällä ei ole subjektiivista oikeutta etätyön tekemiseen, vaan työpaikkakohtaisesti sovitaan siitä, onko ja millä edellytyksin mahdollista tehdä etätyötä. Työntekijällä ei ole myöskään velvollisuutta suostua etätyön tekemiseen.

Myös työskentely etätyöpaikassa on työnantajan direktio-oikeuden piirissä, ellei työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa ole muuta sovittu.  Työnantaja määrittelee, tasapuolisuusvelvoite huomioiden, ne työtehtävät, joissa etätyö on mahdollista ja missä laajuudessa.

Q4: Mistä asioista etätyöohjeissa/etätyösopimuksessa tulee sopia?

A: Kirjallisessa etätyöohjeistuksessa/etätyösopimuksessa on hyvä todeta ainakin seuraavat asiat: 

  • mitkä tai minkätyyppiset tehtävät ovat etätyön piirissä ja mahdolliset kuvaukset tehtävistä, joissa etätyön tekeminen on mahdollista
  • järjestelyn kesto sekä milloin etätyö on mahdollista ja milloin ei / lähityöpäivät
  • etätyön ilmoittamismenettely ja työnantajan mahdollinen oikeus myöntää tai evätä etätyöpäivä
  • sallitut etätyöpaikat (jos poikkeuksellisesti etätyö sallitaan ulkomailla, katso tästä jäljempänä vastaus kysymykseen 12)
  • mahdollinen rajaus työtehtävien osalta, jos sille on tarvetta (määrä, tavanomaiset tehtävät vai erikseen sovitut tehtävät)  
  • työaikaan liittyvät asiat (esim. työajan seuranta, onko mahdollinen liukuva työaika käytössä etätyössä)
  • työntekijän tavoitettavuus
  • vasteaika, jonka kuluessa työntekijän on oltava työntekopaikalla työnantajan tai työtehtävien vaatiessa
  • työn tulosten seuranta ja raportointi
  • työvälineet ja niiden mahdollinen korvattavuus 
  • matkustamiseen liittyvät säännöt, jos esim. koti on pääasiallinen työntekopaikka
  • vakuutusturva
  • tietoturvaan liittyvät asiat (esim. asiakirjojen säilyttäminen, tietoturvallinen työympäristö)
  • työsuojeluasiat (fyysinen ja henkinen työturvallisuus) ja ergonomia
  • työnantajan järjestämät työterveyspalvelut etätyössä ja sairauspoissolokäytännöt (työkyvyttömyydestä ilmoittaminen ja mahdollisten lääkärintodistusten toimittaminen sekä työterveyspalvelujen paikkakuntakohtaisuus etätyössä)
  • työnantajan oikeus muuttaa ohjeita ja määräyksiä (työnantajan intressissä on säilyttää muutosoikeus etätyön ohjeisiin)

Q5: Mitä työntekijöiden tasapuoliseen kohteluun liittyviä asioita on tärkeä huomioida?

A: Etätyökäytänteiden ei tarvitse olla samanlaisia kaikilla työntekijöillä. Työnantajan tulee kuitenkin kohdella tasapuolisesti samassa asemassa ja samanlaisissa tehtävissä olevia työntekijöitään. Etätyön kannalta olennaista on työtehtävän sisältö ja työn luonne sekä työnantajan perustelut mahdolliselle erilaiselle kohtelulle. Yrityksen tulee jalkauttaa etätyöohjeet siten, että ohjeiden soveltaminen on yhtenäistä ja työnantajan edustajat noudattavat ohjeistusta yhteisesti sovitun linjan mukaisesti.

Q6: Voiko työnantaja määrätä työntekijän etätyöstä lähityöhön tarvittaessa?

A: Yrityksen etätyöohjeissa on syytä olla maininta siitä, että työnantaja voi aina edellyttää työntekopaikalle saapumista. Tällöin työnantaja voi ohjeistuksen mukaisesti myös edellyttää työntekopaikalle saapumista. Samassa yhteydessä tulee määritellä aika, jonka kuluessa työntekijän on oltava työntekopaikalla/lähityössä. Näissä tilanteissa työnantaja ei ole velvollinen maksamaan matkakustannusten korvauksia. Mikäli työnantajan ja työntekijän välillä tehdään lisäksi erillinen kirjallinen etätyösopimus, tulee näistä asioista olla maininta myös edellä mainitussa sopimuksessa.

Q7: Mitä seuraa, jos työntekijä ei saavu lähityöhön työnantajan määräyksen mukaisesti?

A: Tällöin kyseeseen saattaa tulla työoikeudellisia seuraamuksia, esimerkiksi varoitus luvattomasta poissaolosta ja työvelvoitteen laiminlyönnistä.

Q8: Ovatko työnantajan vakuutukset voimassa etätyön aikana?

A: Etätyön osalta lakisääteinen vakuutus kattaa mahdollisia vahinkoja suppeammin ja on voimassa vain työhön liittyvän toiminnan osalta eikä esimerkiksi taukojen aikana. Vakuutusturva onkin syytä varmistaa työnantajan omasta vakuutusyhtiöstä. Joillakin vakuutusyhtiöllä on ylimääräisiä etätyövakuutuksia, jotka kattavat mahdolliset vahingot, jotka eivät tule korvatuksi lakisääteisen tapaturmavakuutuksen perusteella. 

Q9: Mitä asioita tulee huomioida työturvallisuuden kannalta?

A: Työnantajan vastaa työntekijän työturvallisuudesta myös etätyössä ja tästä syystä työnantajan tulee säännöllisesti ja järjestelmällisesti seurata mahdollisesti etätyöstä aiheutuvia haitallisia tekijöitä työntekijän terveydelle ja turvallisuudelle työssä. Tämä pitää sisällään sekä fyysisen että henkisen työturvallisuuden sekä työhön liittyvät kuormitustekijät. Työntekijällä on myös vastuu omasta hyvinvoinnistaan ja tämä korostuu etätyötä tehdessä. Työterveyshuolto voidaan kytkeä mukaan etätyöhön liittyviin kysymyksiin esimerkiksi ergonomiaan ja henkiseen työhyvinvointiin liittyen,

Q10: Onko työnantaja velvollinen hankkimaan työntekijälle erilliset työvälineet ja kalusteet etätyötä varten?

A: Työnantajalla ei ole velvollisuutta erillisten työvälineiden ja kalusteiden hankkimiseen etätyötä varten ainakaan niissä tilanteissa, joissa työntekijän työsopimuksessa määritelty työntekopaikka on ns. lähityöpaikka. Riittää, että työnantaja on hankkinut tarvittavat työvälineet ja kalusteet, kuten työpöydän ja tuolin, työntekopaikalle. Velvollisuutta näiden hankkimiseen erikseen etätyöpistettä varten ei ole. Työnantaja voi ohjeistaa työntekijää olemaan yhteydessä verottajaan mahdollisten verovähennysten osalta.

Q11: Työntekijä on muuttanut korona-aikana toiselle paikkakunnalle. Miten tämä tulee huomioida jatkossa etätyöstä sovittaessa?

A: Työntekijän asuminen / muutokset asumisjärjestelyissä eivät vaikuta työsopimuksen sisältöön. Työntekijän tulee mahdollisista asumisjärjestelyjen muutoksista huolimatta noudattaa työsopimustaan ja yrityksen etätyöohjeistusta. Lähtökohtaisesti työnantaja voi aina määrätä työntekijän tulemaan työntekopaikalle.

Q12: Onko työnantajan sallittava etätyö ulkomailla?

A: Lähtökohtaisesti työnantajalla ei ole velvollisuutta sallia etätyön tekemistä ulkomailla. Lisäksi jos työnantaja sallii etätyön tekemisen ulkomailla, työnantajan on tärkeää ymmärtää, että ulkomailla tehtävään etätyöhön liittyy monia erittäin monimutkaisia seikkoja koskien esim. sosiaaliturvaa, vakuutuksia ja verotusta. Työnantajan onkin syytä aina selvittää tarkasti etukäteen tähän liittyvät asiat mm. verohallinnosta ja eläketurvakeskuksesta.