Etätyösuositus on päättynyt ja olemme palaamassa harjoittelemaan etä- ja lähityön yhdistämistä. Paluu työpaikoille tapahtuu samalla hetkellä, kun maailma ympärillämme muuttuu perustavanlaatuisella tavalla. Nyt jos koskaan tarvitaan yhteisöllisyyttä, yhteisen kokemuksen jakamista, kuuntelua ja keskustelua – ja ehkä jopa sitä halausta kahvihuoneessa. Virtuaalisesti yhteisen järkytyksen jakaminen on paljon vaikeampaa, nyt tarvitaan työkavereita ja työyhteisön tukea. Ahdistusta ja pelkoa lievittää se, että jatkamme tavallista arkea kotona ja työpaikoilla ja jaamme kokemuksia ja teemme kaikin mahdollisin tavoin yhteistyötä.
Kalenterimme elää vielä pitkittyneen koronaepidemian aikaista etätyöaikaa, mutta yhä useampi uusi tapaaminen on jatkossa lähitapaaminen. Tuttua teams- ja zoom-kokousten putkea rikkovat pian fyysiset kohtaamiset mahdollisesti eri puolella kaupunkia. Siirtymiin ei kuitenkaan ole allokoitu kalenterissa aikaa. Esihenkilö varaa kalenteristasi tapaamisajan heti toisen kokouksen perään, mutta ei huomaa, että et olekaan toimistolla vaan asiakkaan luona. Sinun täytyy päättää, kyseletkö asiakkaan tiloista hiljaista tilaa, jossa voisit hoitaa palaverin, vai lähdetkö liikkeelle ja hoidat tapaamisen tien päällä.
Toimistotilatkaan eivät välttämättä ole vielä mukautuneet uudenlaiseen arkeen. Monitilatoimistojen hiljaiset kopit on yleensä suunniteltu siitä lähtökohdasta, että niissä hoidetaan lyhyet arkaluonteiset puhelut, ei niinkään monen tunnin teams-palavereita. Koska virtuaalikokousten määrä on kasvanut, kopit loppuvat jo heti kättelyssä. Toimistolle ei ehkä ole järkevää tulla, jos koko päivä kuluu etäkokouksissa luurit päässä. Siinä ei toteudu toimivan toimistotilan idea, johon sisältyy ajatus yhteisöllisyydestä, yhdessä tekemisestä, innovoinnista ja ideoinnista.
Yllättävät kohtaamiset käytävillä ja kahvitiloissa ovat tärkeitä ideoiden, kokemusten ja havaintojen ristiinpölytystä silmällä pitäen.
Yrityksissä uutta arkea on yleensä ohjeistettu siten, että tiimit sopivat keskenään, milloin on syytä kokoontua yhteen ja tavata toimistolla tai jossain muualla. Tämä tehostaa tiimien sisäistä vuorovaikutusta ja yhdessä tekemistä, mutta vaarana on entistä vahvempi siiloutuminen ja erilaisiin tiimeihin kuuluvien ihmisten satunnaisten kohtaamisten estyminen. Yllättävät kohtaamiset käytävillä ja kahvitiloissa ovat tärkeitä ideoiden, kokemusten ja havaintojen ristiinpölytystä silmällä pitäen. Tällä on selvästi tuottavuutta ja innovointia edistävä vaikutus. Työhyvinvointia edistävät ihmisten välinen vuorovaikutus ja fyysiset tapaamiset. Niillä on tärkeä merkitys erityisesti vaikeina aikoina.
Ratkaisuja uuteen arkeen
Miten uuden työn arjen haasteita voitaisiin ratkoa? Ensinnäkin arjen hallinta edellyttää työntekijöiltä ja esihenkilöiltä entistä enemmän työpäivien ja työviikkojen suunnittelua. Virtuaalisia kokouksia voisi yrittää keskittää etätyöpäiviin tai nimetä lähityöpäivät, jolloin pyritään välttämään etäpalavereita. Kokouksia voidaan luokitella esimerkiksi etäkokouksiin, joissa on syytä olla työpisteellä esitettävien aineistojen äärellä, ja kokouksiin, joissa ei edellytetä työpisteellä olemista (”no desk needed”). Jotkut yritykset ovat ottaneet käyttöön kokousvapaat päivät tai aamu- tai iltapäivät, jotka varataan ajattelua ja häiriötöntä yksin- tai yhdessätyöskentelyä varten.
Aina työajan suunnittelu ei ole omissa käsissä. Myös kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa voi käydä keskustelua siitä, miten ja milloin tapaamiset voidaan parhaiten järjestää. Keskustelua voisi käydä esimerkiksi nk. akateemisen vartin käytöstä. Jos tunnin kokoukset olisivatkin 45 minuutin pituisia ja kahden tunnin tunnin kokoukset 90 minuutin kokouksia, kokouksiin voisi tulla uutta tehoa ja aivotkin pysyisivät vauhdissa mukana. Tauotus mahdollistaisi sekä fyysisen että psyykkisen siirtymisen paikasta tai teemasta toiseen. Siirtymävartin käyttöä voisi testata ensin omassa organisaatiossa ja sen jälkeen ohjata myös yhteistyökumppanit sen käyttöön.
Uusi arki kehittyy ja muotoutuu meidän kaikkien käytäntöjen myötä. Hyviä kokemuksia on syytä jakaa ja muokata sekä kehittää yritysten käytäntöjä kokemusten ja havaintojen myötä. Asiantuntijatyössä etä- ja lähityöskentelyn erilaiset yhdistelmät ovat tulleet jäädäkseen. Tämä edellyttää joustavuutta, kekseliäisyyttä ja ketteryyttä. Jos jokin käytäntö ei toimi, sitä kannattaa virittää parempaan kuosiin yhdessä johdon, esihenkilöiden ja työntekijöiden kanssa. Resilienssiä on myös se, että osaamme muuttaa ja mukauttaa toimintatapoja tarpeen vaatiessa – kuten juuri nyt.
Lue lisää
Sivuiltamme voit lukea lisää etätyöhön ja lähityöhön liittyvistä aiheista:
Asiantuntija Kaisa Lakovaaran blogi: Turvallisesti takaisin lähityöhön – miten huomioida erilaiset rokotustilanteet työpaikalla?
Lisätietoa etätyöstä: 12 keskeistä kysymystä ja vastausta etätyöstä >>
