Postille monikielisyys on operatiivinen kyvykkyys

Postilla monikielisyys on arkea. Tuhannet työntekijät jakelussa, varastoissa, logistiikassa ja asiakasrajapinnassa edustavat noin sataa eri kansalaisuutta ja monenlaisia kieli- ja kulttuuritaustoja. Näin on ollut jo vuosikymmeniä Postin Suomen toiminnoissa.

– Työmme tuotannon puolella on monelle matalan kynnyksen väylä työelämään. Vaatimukset eivät ole muodollisesti korkealla, mutta työn pitää tulla tehdyksi hyvin ja turvallisesti, toteaa Tobias Victorzon, Postin Varastointi- ja logistiikkapalveluiden Suomen ja Ruotsin henkilöstöjohtaja.

Tuotannossa kielikysymys on ennen kaikkea operatiivinen. Työntekijäintensiivisessä liiketoiminnassa ratkaisee kyky varmistaa oikeat resurssit oikeassa paikassa, oikeaan aikaan. Tähän kuuluu valmius palkata vieraskielisiä osaajia.

Postin työkieliä ovat suomi ja englanti. Käytännössä englanti toimii usein yhteisenä kielenä, ja sisäinen viestintä sekä ohjeistukset tuotetaan molemmilla kielillä. Lisäksi arjessa työntekijöillä voi olla käytössä myös muita kieliä.

Postilla on eletty useita työvoiman saatavuuden käännekohtia: EU-jäsenyys, 2000-luvun varhaisjakelun yritysostot, vuoden 2015 pakolaiskriisi sekä koronavuosien jälkeiset heilahtelut.

Kun työvoimaa ei ole saatavilla, opitaan nopeasti mikä on olennaista.

– Monessa paikassa jakelun puolella vieraskielinen työvoima on pelastanut tilanteen. Oli pakko oppia tekemään töitä eri tasoisen kielitaidon omaavien kanssa, sanoo tuotannon rekrytointipäällikkö Sari Salmela.

Noin kahdeksan prosenttia Postin työntekijöistä Suomessa tulee EU- ja ETA-alueen ulkopuolelta, ja he työskentelevät luvanvaraisesti. Osa tehtävistä on tarveharkinnan alaisia, mikä voi tarkoittaa tekijöiden menettämistä lupaprosessien ja eroavien tulkintojen vuoksi, vaikka tarve olisi akuutti.

Vuodesta 2015 lähtien kielitietoisia käytäntöjä on rakennettu systemaattisesti osaksi rekrytointia, perehdytystä ja johtamista.

Salmelan mukaan organisaation kyvykkyys toimia monikielisesti on kasvanut merkittävästi. Haasteet on tunnistettu, niihin on varauduttu ja työyhteisöä on tuettu muutoksen kohtaamisessa. Tätä osaamista tarvitaan jatkossa yhä enemmän, kun maailma muuttuu entisestään.

Keskeinen oivallus on ollut selkeä: kaikki roolit eivät vaadi samaa kielitasoa. Vaatimukset määritellään tehtäväkohtaisesti niin asiantuntija- kuin tuotantotyössä.

Esimerkiksi osa ICT-tiimeistä toimii täysin englanniksi, kun taas HR-tehtävissä suomen kielen taito voi olla välttämätön. Tuotannossa arvioidaan erikseen suullinen ja kirjallinen osaaminen, ja taso testataan käytännössä.

– Pyydämme esimerkiksi kertomaan kahden minuutin hissipuheen englanniksi tai suomeksi. Katsomme, ymmärtääkö hakija ja tuleeko hän ymmärretyksi, rekrytointijohtaja Ria Repo-Anderson kertoo.

Matkan varrella on opittu, miten moniulotteista kielitaito voi olla – esimerkiksi suullinen kielitaito ei tarkoita, että välttämättä osaa sillä kielellä myös lukea tai kirjoittaa.

Samalla on opeteltu välttämään oletuksia kielitaidosta nimen tai ulkonäön perusteella. Rekrytointitilanteessa kielen vaihtaminen automaattisesti englantiin ulkomaalaisen hakijan kohdalla voi olla väärä oletus.

Lopulta olennaista on sama kuin ennenkin: rekrytoinnissa arvioidaan osaamista ja valmiuksia tehtävään. Riittävä kielitaito on tärkeä, mutta vain yksi osa kokonaisuutta.

Kielitietoisuus korostuu erityisesti työturvallisuudessa. Tuotannossa liikutaan suurten koneiden ja logistiikkavirtojen keskellä. Jokaisen on tiedettävä, missä saa liikkua ja mitä saa ja ei saa tehdä.

Perehdytys on rakennettu monikieliseksi, ja siinä hyödynnetään kuvia ja toistoa. Ohjeet, sähköiset jakokirjat ja turvallisuusmateriaalit löytyvät useilla kielillä. Train the trainer -mallilla koulutetaan esihenkilöitä englanniksi, jotta he voivat viedä osaamisen eteenpäin omilla kielillään eri puolille konsernia.

Postilla työyhteisöt vaihtelevat kahden hengen tiimeistä 500 hengen yksiköihin, joten esihenkilötyö on ratkaisevaa. Osaavatko esihenkilöt huomata olennaiset asiat: onko ymmärrys jaettua, kokeeko työntekijä voivansa kysyä, syntyykö luottamus.

– Ollaan tässä paljon parempia nykyään. Esihenkilöt osaavat kiinnittää huomiota oikeisiin asioihin, kun tiimissä on työntekijöitä monesta kulttuurista. On kulttuureita, joissa sanotaan kaikkeen ‘yes, of course’, vaikka ei oikeasti ymmärretä. Esihenkilön pitää osata varmistaa, että on oikeasti ymmärretty, Salmela sanoo.

Kulttuuri- ja kielitietoisuus on myös tilannetajua. Kun Venäjä hyökkäsi Ukrainaan, arvioitiin nopeasti, kuinka paljon ukrainalaisia ja venäläisiä työntekijöitä työskentelee samoissa yksiköissä ja millaisia vaikutuksia tilanteella voi olla arjessa.

Yksi monikielisessä organisaatiossa syntynyt oivallus liittyy olettamuksiin siitä, milloin kielellä on merkitystä, ja kuinka paljon.

Victorzon on huomannut, että Suomessa ja Ruotsissa saatetaan ajatella, että olemme kulttuurisesti niin lähellä toisiamme, ettei kieli- tai kulttuurikysymyksiin tarvitse kiinnittää huomiota. Todellisuudessa keskustelutavat, päätöksenteko ja vuorovaikutus eroavat yllättävän paljon.

Englanti yhteisenä kielenä voi johtaa harhaan, jos oletetaan, että kaikki ymmärtävät ja puhuvat sitä sujuvasti. Molemmat osapuolet saattavat kuitenkin ilmaista itseään heikommin englanniksi kuin omalla äidinkielellään, jolloin viestin nyanssit ja vaikuttavuus katoavat.

– Kieli on vain yksi osa kokonaisuutta. Ymmärtämisessä ja ymmärretyksi tulemisessa on myös kyse kulttuurista, Victorzon toteaa.

Postilla nähdään, että kielen oppiminen ei tapahdu pelkästään kurssilla.

Työpaikka tarjoaa kontaktit ja vuorovaikutustilanteet, joissa kieli harjaantuu. Samalla tunnistetaan, että vastuu kielen oppimisesta tai kielikoulutuksen tarjoamisesta ei voi olla yksin työnantajalla.

Posti tarjoaa kielikoulutusta suomeksi, englanniksi ja ruotsiksi, mutta yhtä tärkeää on luoda ilmapiiri, jossa työntekijät rohkaistuvat käyttämään kieltä.

– Me suomalaiset vaihdamme tosi nopeasti englantiin. Voisimme malttaa puhua suomea ja kuunnella, vaikka sijapäätteet eivät aina menisi oikein, Repo-Anderson sanoo.

Kun organisaatiossa tottuu kuulemaan suomea eri aksenteilla ja eri tasoisesti puhuttuna, ymmärryksen kynnys madaltuu kaikille.

Yhtenä suurimpana työnantajana Suomessa Posti kokee, että sillä on rooli kotoutumisen mahdollistajana.

Posti tarjoaa monelle maahanmuuttajalle ensimmäisen työpaikan, joka voi olla ratkaiseva: se tuo verkostoja, itseluottamusta ja mahdollisuuden harjoitella kieltä. Samalla kyse on liiketoiminnasta. Ilman kykyä työllistää vieraskielisiä, osaajapohja kapenee nopeasti.

Vaikka työvoiman saatavuus on nyt hyvä, se tulee muuttumaan. Siksi vieraskielistä työvoimaa ei yksinkertaisesti ole varaa sivuuttaa, ja monikielisessä organisaatiossa rakennetut kyvykkyydet ovat kilpailuetu tulevassa työmarkkinassa.