Etätyö on tullut viimeisen vuoden aikana monille hyvin tutuksi. Etätyötä tehdään nyt monessa organisaatiossa ennen kaikkea koronatilanteesta aiheutuvan ulkoisen syyn ohjaamana, jonka päättymisajankohtaa on vaikea arvioida. Tästä syystä on syytä palauttaa mieliin joitain etätyön pelisääntöihin liittyviä seikkoja. Jatkuvasti muuttuvassa tilanteessa ohjeistusten ja järjestelyjen ajantasaisuutta on tarkistettava aina tarvittaessa. Olennaista on koko työyhteisön yhteinen halu saada työskentely toimimaan – tämä vaatii niin työnantajalta kuin työntekijöiltä sitoutumista yhteiseen tavoitteeseen.
Mikä etätyössä luetaan työajaksi?
Työaikalain mukaisesti etätyössä työaikaa on se, mikä lähityössäkin on. Käytännössä työaikaa on aika, jolloin työntekijä on velvoitettu tai oikeutettu tekemään työtään. Työn alkaminen ja loppuminen sekä tauottaminen voivat etätöissä kuitenkin muodostua epämääräisemmäksi kuin lähitöissä. Siksi asiaan syytä ottaa etukäteen selkeästi kantaa, jotta työntekijä tietää, miten hän järjestää aikansa ja miltä osin hänen on oltava työnantajan käytettävissä, ja miltä ajalta työnantaja on velvollinen maksamaan hänelle palkkaa.
Etätyössäkin voi olla käytössä joustavia työaikamalleja, kuten liukuva työaika. Etätyön tekeminen jo itsessään vaatii luottamusta ja selkeää ohjeistusta. Jos samaan aikaan toteutetaan toinenkin luottamusta edellyttävä järjestely, on ohjeistusten ja käytäntöjen ja seurannan oltava niin selkeää, että luottamukseen perustuva järjestelmä voi toimia ja toisaalta työnantaja voi täyttää työajanseurantaan liittyvät velvoitteensa. Työntekijöillä täytyy olla tiedossa, missä rajoissa he saavat ja ovat velvoitettuja tekemään työtä, ja miten tulee toimia, jos tehtävät edellyttäisivät säännöllisen työajan ylittämistä. Lisä- ja ylityötä nimittäin syntyy etätöissä aivan samoin kuin lähitöissäkin – työnantajan aloitteesta ja erikseen sopien.
Hyvinvointi, työssä viihtyminen ja työturvallisuus – kaikki tärkeitä asioita niin työnantajalle kuin työntekijälle
Työaikasääntelyllä ei pyritä pelkästään ratkaisemaan, miltä ajalta työnantaja maksaa palkan. Työaikasääntelyn on tarkoitus tukea riittävän levon toteutumista, mikä on äärimmäisen tärkeää jaksamisen kannalta. Hyvinvointi on ennen kaikkea tärkeää työntekijälle itselleen, mutta hyvinvoiva työntekijä on myös työnantajalle arvokas.
Ajankäytön ohjeistuksen lisäksi työnantajan on huolehdittava riittävästä perehdytyksestä työn turvalliseen ja oikeaan tekemiseen. Vastaavasti työntekijä on velvollinen noudattamaan etätyötä tehdessään työnantajan työturvallisuudesta antamia ohjeita.
Etätyössä tulee kiinnittää huomiota erityisesti psykososiaalisiin kuormitustekijöihin. Psykososiaalisilla kuormitustekijöillä tarkoitetaan työn sisältöön ja järjestelyihin sekä työyhteisön sosiaaliseen toimivuuteen liittyviä tekijöitä, jotka voivat aiheuttaa haitallista kuormitusta. Yhteistyössä työterveyshuollon ja työsuojeluhenkilöstön kanssa voidaan kehittää työhyvinvoinnin seurantamalli, jossa etätyön erityispiirteet on otettu huomioon. Riskien arvioinnissa tulisi huomioida etätyön kuormitustekijät, kuten työn ja yksityiselämän rajan mahdollinen hämärtyminen. Näihin kuormitustekijöihin voidaan vaikuttaa riittävällä työajanseurannalla sekä niin esimiehen ja alaisen kuin muunkin työyhteisön välisellä vuorovaikutuksella.
Etätyöläiselle lakisääteinen työtapaturmavakuutus korvaa vain työnteon aikana sattuneen vahingon. Esimerkiksi kun kotona etätyöpöydän ääreltä lähtee keittiöön lounastauolle, lakkaa lähtökohtaisesti lakisääteisen työtapaturman kattavuus.
Työntekijä kuuluu työnantajan järjestämään lakisääteisen tapaturmavakuutuksen piiriin myös etätyötä tehdessään. Etätyöläiselle lakisääteinen työtapaturmavakuutus korvaa kuitenkin vain työnteon aikana sattuneen vahingon. Tämä voi tulla monelle yllätyksenä. Esimerkiksi kun kotona etätyöpöydän ääreltä lähtee keittiöön lounastauolle, lakkaa lähtökohtaisesti lakisääteisen työtapaturman kattavuus. Varsinaisella työpaikalla tilanne olisi normaalisti toinen.
Osalla työnantajista on lakisääteisen tapaturmavakuutuksen lisäksi henkilöstöään varten myös vapaa-ajan tapaturmavakuutus tai muu lisävakuutus. Tällaisen puuttuessa jää käytännössä ainoaksi vaihtoehdoksi hakea korvauksia omasta kotivakuutuksesta taikka joissakin tapauksissa Kelan sairausvakuutuksesta.
Mitä verotuksessa voi vähentää tulonhankkimismenoina?
Työnantajalla saattaa olla velvollisuus hankkia työntekijälle joitain työvälineitä myös etätyöhön. Tällainen velvollisuus voi johtua esimerkiksi työehtosopimuksesta. On hyvä tietää ja tiedottaa lisäksi, mitä omia kustannuksia etätyön osalta työntekijä voi vähentää omassa verotuksessaan.
Jos työntekijä hankkii itse tietokoneen ja siihen nettiyhteyden etätyötä varten, voivat kustannukset olla vähennettävissä tulonhankkimismenoina. Vähennyksen määrään vaikuttaa se, kuinka paljon konetta (ja vastaavasti nettiyhteyttä) käytetään työn lisäksi mahdollisesti yksityiskäyttöön.
Koronan takia etätyötä tekevä voi olla oikeutettu myös työhuonevähennykseen. Kaavamainen työhuonevähennys on 900, 450 tai 225 euroa vuodessa riippuen siitä, kuinka monta työpäivää etätyötä on tehty kyseisen vuoden aikana. Kaavamainen työhuonevähennys kattaa työhuoneen vuokran, kalusteet, valon, sähkön, lämmön ja siivouksen. Vähennys voidaan myöntää myös todellisten kulujen mukaan, jos niistä esitetään riittävä selvitys.
Lisätietoa menojen vähennyskelpoisuudesta löytyy verottajan verkkosivuilta.
